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如何成為上司的得力助手104人力銀行 品牌總監 邱文仁這一陣子常常有「秘書的課程」邀請我去演講，可能跟我八年前曾經在廣告公司創意部當過秘書的經歷有關。其實我當秘書的資歷也只有三個月，之後很快就被升為創意部的特別助理。一路走來，生涯發生變化，目前負責104人力銀行品牌工作。或許這種經歷，對許多秘書助理職的上班族朋友，會有某種程度的激勵作用，所以大家很喜歡聽我的經驗。當然，我也很樂意將個人經驗分享一番。把自己的老闆視為「值得尊敬」的「自己人」我認為，作「秘書、助理」最重要的一點，我認為是在公司裡，妳一定要把自己的老闆視為「值得尊敬」的「自己人」。「自己人」是什麼意思？就是「站在他這邊」，凡事以他的想法為主導。 記得我剛到廣告公司，是當創意部大主管的秘書。由於我的直屬主管是個作風嚴厲、人緣很差的人，所以一開始就有好幾個多管閒事的人，「好心」來提醒我要「多小心」！雖然，我已經聽了不少關於這位主管的負面耳語，但我很清楚所謂「秘書」的角色，一定是要站在老闆這一方的！所以，我仍然很忠心的幫他做事，也儘可能幫他建立人際關係，同時，扮演他與「其他部屬」或「其他部門」的潤滑劑！而且，無論如何，我絕不附和他人一齊在背後講他的閒話！ 久了我發現，隨然這位老闆性格上比較不讓人喜歡，但也沒有什麼人格上的大缺點，他能當上創意部門的老大，畢竟有他的過人之處！私底下，我可以不必很喜歡他，但是既然作他的秘書，在公司就一定要「幫他」才行！這是「秘書」這個職務的「職業道德」！反之，如果我真的受不了他，就不如離職算了，也好過「胳膊往外彎」的行徑！ 三個月之後，我幫他完成了很多事情，他開始授權我去做一些創意部「媒體公關」的事情，同時，因為我必須翻譯所有公司內部給他的英文文件，對於每個廣告客戶的策略及執行都會涉獵，也就是這個機緣，讓我後來邁向「行銷」之路。 婉轉的表達，學會「順、轉、和」作為一個秘書，要試著了解老闆的立場，並從老闆的角度看事情，更重要是支持他。老闆因為肩負全部的成敗責任，主觀意識勢必是很強的，這時候，作員工、幕僚的我們即使有不一樣的意見，還是要以順從的心來溝通才對，不應該堅持固執。 去年，我讀了氣功大師李鳳山先生的著作。套句李鳳山先生書中的建議：「當你有見地的時候，一定要表現謙卑，甚至有時候不用話語，而要用上書的方法，向老闆建言。」。 李鳳山同時提及：「人與人之間的溝通、談判、協調，最重要的是要達到契合的感覺。首先，我們不管好歹，一定要先「順」著對方。如果是好，順著對方，對方會覺得你有接收到他的話語，這樣才不會產生後患，不會發生之後的反駁現象。如果感覺對方的意見沒有那麼好，甚至還難以接受，還是得先順著，如此才能讓對方覺得你有聽進去，不會讓他覺得你是為反對而反對。先順著對方，再來「轉」，也就是轉換。 第一種情形是不管怎麼轉，最後還是順著他；第二種情形是轉到最後，一部份順著他，一部份順著自己；還有一種是轉到最後，通通都沒有順著他，但讓對方感受到你與他已經融會貫通，合為一體。 尤其在「對上」的情況下，更須如此。順、轉、和雖說是一種巧妙，也是對人的禮節和真誠。學習到「順、轉、和」的談判技巧，慢慢體會到這是一種高超的溝通藝術，更是生活上應對的法則。」 我認為無論是作為一個秘書或是其他幕僚，即使和老闆有不同意見，也應該以技巧的方式來提醒老闆、婉轉溝通，不論最後老闆是否接受你的意見，還是要尊重他是你的老闆這個事實。當然，如果你真的能用他的角度來理解事情的時候，往往會發現，他的想法其實並沒有錯！ 配合上司的時間我目前的老闆做人很客氣，如果需要我時，每次都會很親切的說：「妳現在有空嗎？若你有空，可否談談記者會的事情？」即使他如此的給我空間，我認為「全力配合上司的時間」，仍然是相當必要的。所以，如果上司召喚我，只要不是手上有非常緊急、必須馬上處理的事情，我一定會放下其他事情，以上司的時間為第一優先。當然，身為秘書或助理，這種「全力配合上司的時間」的基本認知，是一定要具備的。 為什麼？答案很簡單，老闆比你忙，也比你重要！沒有道理讓比你忙又比你重要的人配合你的時間啊！身為秘書或助理，就是用來輔佐、配合上司更順利的完成目標的人！如果老闆在公事上需要你，你一定要儘快的支援他，不要讓他花時間等你。不可避免，秘書常會接到許多臨時性的工作，尤其要能配合老闆的工作進度，非常機動性甚至需要加班。請你千萬不要抱怨！因為，「配合」就是秘書這個工作的重要特性之一。 不該講的話就不要講身為秘書的重要特質之一，是「嘴」一定要緊。貼近高層的你，無可避免會比其他人知道更多的事情，同時也會有很多人想從你嘴中套一些話出來！這時候，千萬不要為了彰顯自己的重要性，而多說了不該講的事情，無論是老闆的私事或是公司的機密，秘書都不應該吐露。 還有，有些人在公事遇到不如意，就習慣找同事抱怨，這時，身為秘書的你，要小心避免介入，也不要發表自己的意見。如果是自己的情緒不好呢？我建議秘書不要在辦公室抱怨，尤其不可以跟一般的職員抱怨自己的老闆哪裏不好。因為，身為老闆的左右手，如果你不站在老闆的立場來支持自己的主管，反而在背後說老闆的壞話，後果一定會非常糟糕！試想，老闆的敵人可能會藉機誇大這種耳語：「你看，連他的秘書都不支持他…！」這種話一但傳倒老闆耳中，你可以想像會有什麼結果！所以，即使是瑣碎的小抱怨，也要盡量避免在公司發生。倒不如把心事跟外面的朋友聊聊就好。 察言觀色、控制脾氣當秘書絕對要能控制自己的情緒，也就是EQ要很高。秘書要有自信，個性卻保持彈性，因為，老闆如果扮黑臉，那麼你可能就要扮白臉了。 身為秘書還要會察言觀色，尤其是會看老闆的臉色。挑選適當的時機，跟老闆報告事情，身為秘書也要會挑選「適當」的時間。不要在老闆煩惱或忙碌的時候，拿一些不是很緊急的事情去煩他。要學會這點，往往需要透過時間的謀合，慢慢培養默契。還有，雖然秘書可能跟老闆相處得很好，但是絕不能因為親近就忘了自己的本分，尤其下對上的報告，在用詞、遣句都要很注意。不要因為熟悉而生輕漫之意，那可是遲早會導致關係的破壞！你看那些歷史故事就會知道「老闆終究是老闆」的道理。 要人尊重就得先保持好形象秘書的工作中，往往包括公關接待，要替老闆接洽許多事情，所以要特別注重談吐及服裝儀容的品質。談吐是否得體？舉止是否大方？關乎他人對一個秘書的評價！除此之外，我覺得特別需要注意的，是「電話」中的禮儀。令人訝異的是，許多人並不知道他在電話中的不當表現，竟然就得罪了素未謀面的人！甚至是重要的客戶！請注意，「聲音」是有「表情」的！即使你情緒不佳，也要注意電話的禮儀及保持親切的聲調。還有，「掛電話」也是一們學問喔！無論是接上司的電話、同事的電話或外部的電話，一定要等對方先掛電話，自己才慢慢掛上，不要剛剛講完，就「啪」一聲急切的掛斷！這麼一來，對方會以為你摔電話，或是，坐你旁邊的人會以為你心情不好。「穿著得體、儀容整潔、舉手投足不粗俗，讓人賞心悅目」等等美好的特質，是秘書該有的形象！讓同事喜歡與你接近，其實已經成功了一半。不過要注意的是，秘書要表現出「專業」的形象，所以，不要太追逐流行或表達性感，否則會引來無謂的批評。身為秘書要得到別人的尊重，就得先保持好形象。你的說話方式、你的外觀、你的專業度，別人都看在眼裡！最後我要提醒的是，雖然秘書是行政助理職務，秘書也該多充實知識，尤其是公司內的產品知識或其他Know-How，甚或外國語言及電腦技術的精進，都應努力充實。那麼，如果公司有其他機會來臨時，你可以選擇的機會就更多了，也更有實力去把握這種機緣。
